DAFO para centros sanitarios

Lo que vas a leer en este artículo es algo que puede ayudarte a cambiar tu forma de ver a tu propia empresa e incluso tu forma de conocerla. Pero lo básico es tener intención de cambio.

El diagrama DAFO (también conocido como FODA o DOFA) es una herramienta de análisis de situación para organizaciones.

Nos permite conocer de forma proactiva nuestro negocio y se basa en dos pilares fundamentales: el análisis interno y el externo.

Por tanto estamos ante una de las mejores radiografías de tu empresa, institución o centro.

Desde hace muchos años la competencia de la Sanidad está traspasada a los diferentes gobiernos autonómicos, los cuales establecen diferentes criterios para temas básicos, como por ejemplo el carnet vacunal. Por tanto, debemos entender el ‘sistema sanitario’ como un ente poliédrico, complejo.

Pero ésa no es la razón de ser de este artículo._

¿Qué es el éxito?

Quizá una de las preguntas clave que debes plantearte en primera instancia es cómo definirías el éxito.

Lo más habitual es tender al egocentrismo, posicionándote a ti mismo o a la organización como el elemento fundamental.

Del mismo modo, la mayoría de la gente suele centrarse en datos económicos (ganar mucho dinero, por ejemplo) o en tener muchos clientes (que de no convertirse en clientes reales no sirven para nada y no aportarán valor a tu marca).

Pero el valor clave que mide tu éxito consiste en poner como razón de ser de la entidad al cliente o usuario.

El éxito de tu organización consiste en cubrir las necesidades de tus clientes, convirtiéndolos en tu razón de ser y siendo el elemento fundamental e imprescindible.

Cómo empezar

Uno de los mayores errores de las organizaciones es pensar que el DAFO es algo negativo que sólo sirve para sacar a relucir los defectos de la empresa o centro.

Todo lo contrario, precisamente esas áreas de mejora son las que utilizaremos para centrar nuestra atención y serán una herramienta para ayudar a fijar nuestra atención en los puntos críticos que necesitan actuaciones de forma más inmediata.

Las organizaciones sanitarias son entes, por lo general, complejos y con estructuras muy jerarquizadas que dependen de una Dirección que no siempre acepta la realidad sin presentar resistencia al cambio.

Y por regla general la Dirección suele estar compuesta por personal sanitario que realiza tareas de gestión y que ,por tanto, poco tienen que ver con la asistencia clínica, o en todo caso las compaginan. Además, la simple idea de realizar cambios genera temor y suele interpretarse como una amenaza que lleva ímplicito el pensar que ello equivale a perder parcelas de poder.

Por otra parte, los diferentes colectivos de la organización se comportan de forma independiente: médicos, Enfermería, auxiliares de clínica, secretaría de Dirección, administrativos, recursos humanos, contabilidad, personal de limpieza y seguridad, etc… Así pues, cada colectivo actúa individualmente y no siempre empatiza con el resto de la organización: las necesidades de cada grupo son diferentes y sus comportamientos también.

Por tanto, te recomiendo que si eres directivo valores la creación de una comisión de calidad multidisciplinar que esté respaldada por la propia Dirección del centro. Además, un buen complemento a explotar sería, una vez elaborado el DAFO, realizar un mapa de procesos que sintetice el funcionamiento matriz de la organización (si es que aún no lo tienes)

Y otro de los documentos a tener en cuenta sería un plan estratégico.

Será desde esta comisión de calidad desde donde se irán delegando análisis de cada estamento o área a los respectivos responsables y el DAFO final será la suma de todos ellos.

Los propios trabajadores son los que mejor conocen tu empresa y su experiencia es un valor añadido que puede dar mucho juego.

El empoderamiento de tus empleados hará que su nivel de implicación aumente de forma notoria, como el engagement, y además son los que pueden facilitarte información trascendental sobre ítems críticos a mejorar que puede que desconozcas.

Las organizaciones sanitarias suelen dar un fuerte sentido de la propiedad al presupuesto, por lo que los cambios que se introduzcan deben ser escalonados en el tiempo, y más si requieren un gran gasto.

Los centros públicos basan sus líneas de actuación en lo que se impone desde las diferentes consejerías de salud españolas, por lo que su margen de maniobra suele ser escaso.

Planteando el DAFO

Al igual que la organización está dividida por categorías profesionales o departamentos, con el DAFO se puede hacer lo mismo.

De esta manera te asegurarás de no pasar por alto ningún área de tu empresa.

Ejemplo: modelo organizativo, cartera de servicios y actividad, estructura física y equipamientos, recursos humanos, formación e investigación, sistemas de información y comunicación, calidad, plano económico, marco jurídico, etc.

Y dentro de estas categorías puedes crear los sub-elementos necesarios para tu análisis.

Por tanto, y con lo que hemos visto hasta ahora, el facto clave es el cliente y usuario, que será un elemento más a a analizar en nuestro diagrama.

En ocasiones puede que un mismo elemento aparezca en dos puntos opuestos, cosa que puede darse sin problema. Siguiendo con este mismo ejemplo («clientes/usuarios»), puede ser un factor de análisis que se mire tanto desde el punto de vista externo como interno. Es un activo que puede interactuar y relacionarse con varios de nuestros departamentos y sus categorías.

Incluso, una vez que tengas el DAFO te puedes ayudar de un tabla de consistencia en EXCEL para que todo sea más visual, utilizando colores según los elementos sean negativos o positivos, resueltos o pendientes.

Cuanto más exhaustivo sea el DAFO, mayores posibilidades de concretar y sacar a la luz aquellas áreas de mejora que a priori puedes pasar por alto.

A continuación, tienes un ejemplo de lo que podría ser el DAFO de tu organización.

ANÁLISIS EXTERNO

usuarios/ clientes

Oportunidades: contacto y líneas de colaboración con entidades del territorio y organizaciones clave.

Amenazas: crispación de la sociedad y pensamiento anti- privatización generalizado.

modelo organizativo

Oportunidades: sistema de gestión.

Amenazas: tesitura económica, riesgo de impagos, situación política, concursos de licencia.

cartera de servicios

Oportunidades: nuevas líneas de negocio, encuestas de satisfacción, varios proveedores de servicio.

Amenazas: gestión de la demanda, nivel de exigencia alto/muy alto.

ANÁLISIS INTERNO

usuarios/ clientes

Fortalezas: satisfacción de los usuarios.

Debilidades: registro, seguimiento y gestión de las reclamaciones, sugerencias y felicitaciones.

modelo organizativo

Fortalezas: planificación anual de actividades, partida destinada a fondo de reserva ante eventualidades.

Debilidades: la Dirección no realiza tareas asistenciales, modelos de gestión, trabajo en equipo, jerarquía y cadena de mando, límite de presupuesto.

cartera de servicios

Fortalezas: ampliación con nuevas líenas de negocio, programas de carácter social, educación sanitaria, actividades sociales, ajustes de la gestión de la demanda.

Debilidades: falta de información coordinada y efectiva con otros ámbitos del sistema sanitario, coordinación con todos los proveedores.

recursos humanos

Fortalezas: empoderamiento del personal, clima laboral, conciliación de vida laboral y familiar, sistema e incentivación de la carrera profesional.

Debilidades: presión asistencial, suplencias, diferencia de trato según el estamento, tratos de favor.

sistemas de comunicación e información

Fortalezas: informáticos en plantilla, resolución rápida de incidencias técnicas, WIFI oculto de uso exclusivo para el personal, encriptación de mails con medidas extra de seguridad

Debilidades: cambios de software, nuevos circuitos y cambios en los actuales.

calidad

Fortalezas: acreditación EFQM o Join Commissiom, por ejemplo; comisión de calidad, programa de Responsabilidad Social Corporativa.

Debilidades: sin plan de calidad, sin plan estratégico, sin mapa de procesos.

estructura física y equipamientos

Fortalezas: instalaciones, salas para los empleados, iluminación, monitores antidestellos, climatización.

Debilidades: instalaciones obsoletas, aislamiento de zonas sensibles (fumadores, rayos X, etc…), cartelería, almacén bien distribuido y ordenado, alta diversidad de equipamientos e igual número de servicios técnicos.

La importancia del DAFO

Todavía hoy hay quien no le da importancia al hecho de analizar una empresa de arriba a abajo y desconoce cómo hacerlo y para qué.

El diagrama DAFO puede resultarnos clave a la hora de detectar focos de problemas en cualquiera de sus dos ámbitos: interno y externo.

Así pues, cuanto más concreto sea, mejor foto de nuestra institución podremos obtener.

Por eso puede ser de gran utilidad a la hora de tomar decisiones para introducir mejoras y así convertir aspectos negativos en positivos. Así pues, debemos conocer cada aspecto de nuestra empresa de forma completa y no sólo fijándonos en aspectos superficiales.

En según que situaciones, el DAFO puede ayudarnos a evitar tender a errores por realizar cambios de forma automática sin tener en cuenta factores directa o indirectamente implicados.

Un buen DAFO es un aliado clave para conocer tu empresa y detectar áreas de mejora.

El después del DAFO

Ya tengo el diagrama pero, ¿y ahora qué?

Bien, hemos dicho que creábamos una comisión de calidad multidisciplinar. En una primera valoración del conjunto del DAFO se deberían detectar los elementos críticos y que, por tanto, requieran de una actuación para corregir su estado y convertirlo en algo positivo.

Una vez hecho esto, lo óptimo es pasar un informe a la Dirección del centro para que conozca tanto el trabajo realizado como el análisis que la comisión ha realizado. Este punto será un buen test para comprobar si desde la cúpula de la organización existe una intención explícita de cambiar la situación actual.

El error más común siempre es fijar nuestra atención en aquellos puntos del DAFO que, de forma inicial, vemos con más negatividad. Y entonces empieza la sensación de agobio por querer abordar todos los frentes.

Del mismo modo que para un Community Manager uno de los grandes enemigos es la multitarea, para una organización querer llevar a cabo múltiples cambios organizativos y de funcionamiento de forma inmediata suele ser preludio de catástrofe. El que mucho abarca…

Así las cosas, será conveniente que se escojan los factores más críticos y que requieren de una actuación más inmediata. Dependiendo de su trascendencia, seleccionar aquellos que sean urgentes y determinar su plan de acción.

Claves del buen DAFO

Análisis interno
Análisis externo
Clarificar estrategias defensivas y ofensivas
Identificar estrategias adaptativas
Establecer estrategias de supervivencia (si fuera necesario)

Claves de actuación

Analiza cada elemento a mejorar
Establece acciones concretas
Marca tiempos
Concreta objetivos
Re-evalua el DAFO anterior

Timeline

El haber realizado un DAFO y llevar a cabo las acciones que requiera para hacer que aquellos elementos negativos pasen a un estado opuesto no significa, en ningún caso, que acabe nuestra función.

En Calidad, existe un término japonés denominado ‘kaizen’, que viene a ser algo así como la búsqueda de la mejora continua.

Y el ‘dantotsu’ , que vendría a ser la búsqueda de la excelencia, lo mejor de lo mejor.

Por tanto, el proceso explicado en este post deberá ser revisable de forma periódica para ir analizando las posibles acciones de mejora a realizar en cada elemento que compone el diagrama DAFO de nuestra organización.

Ambas ideas deberían ser aplicables a nuestro centro, por lo que nuestra evolución, siempre que tuviera una buena base, debería ser positiva.

Las 5 claves del kaizen

Seiri: el primer paso es distinguir entre los elementos necesarios de aquellos que no lo son en un sistema productivo.
Seiton: hay que listar de manera ordenada todos los elementos que nos han quedado tras el Seiri. El Seiton lleva a organizar los elementos necesarios para reducir el tiempo de búsqueda y esfuerzo.
Seiso: el más importante de todos ya que hace referencia a la necesidad de identificar el problema para ponerle remedio. Debemos conocer todas las estrategias y procesos en los que está inmersa la organización y en caso de identificar un error se le tendrá que poner solución.
Seiketsu: la compañía debe tener a su alcance los recursos necesarios para fomentar un buen ambiente y competitividad necesaria en la plantilla. Para ser el mejor se debe contar con las mejores herramientas de trabajo, por lo que se deben fomentar los medios para la consecución de objetivos concretos.
Shitsuke: promover la idea del Kaizen y fomentar el compromiso con “las cinco S”. Estos cinco puntos no servirán de nada si no hay compromiso.

Adapte, nunca adopte.

Éste sería un principio básicio que deberías cumplir por varios motivos:

Lo que a otros les funciona puede que no te funcione a ti.
Adapta lo que consideres, siempre implementándolo a tu casuística y necesidades.
Monitoriza a tu competencia para contrastar casos de éxito y evitar reproducir errores.

En esta línea, la principal diferencia entre el modelo ICS y EBA* (dos de los que existen en Cataluña) es:

ICS: nº actuaciones/€

EBA: nº episodios/€

si nº episodios aumenta manteniendo €= EFICIENCIA

Como en muchas otras cosas, es aconsejable, que además de conocer a tu ‘target’ también conozcas a tu competencia, para conocer casos de éxito o bien para evitar fracasos y así incorporarlos a tu organización.

* Entidades de base asociativa.